Katarzyna Kloskowska-Kustosz
maj 2004

„Mam w zespole pracownika, który do tej pory bardzo dobrze pracował. Od niedawna jednak jego zaangażowanie i efektywność spadły radykalnie. Jest rozdrażniony, popełnia błędy, bardzo trudno się z nim porozumieć. Dowiedziałam się od sekretarki, że jest on właśnie w trakcie rozwodu, co może być przyczyną jego obniżonej aktywności i efektywności. Jak dotąd byłam zadowolona z jego pracy i nie chciałabym go stracić. Nie wiem jednak, jak długo potrwa ta sytuacja, a nie mogę również pozwolić sobie na przestoje w pracy. Zastanawiam się, jak właściwie mam się zachować w tej sytuacji.”

Śmierć bliskiej osoby, rozwód, kłopoty zdrowotne... to sytuacje, które dotknąć mogą niestety każdego z nas.
W każdej z tych sytuacji możemy obserwować obniżoną aktywność i efektywność, towarzyszyć mogą nam silne emocje, które czasami bardzo trudno pohamować...Czasami sytuacjom tym towarzyszy nieobecność w pracy. To truizm, ale wszyscy jesteśmy ludźmi i takie trudne sytuacje są i będą naszym udziałem, i udziałem naszych pracowników. Często unikamy rozmów na ten temat, bo nie bardzo wiemy co powiedzieć, jak się zachować. Często pracownicy, z obawy o utratę pracy również nie chcą wspominać o swoich trudnościach.
Zatrzymajmy się zatem na chwilę i przyjrzyjmy się tego typu sytuacjom i działaniom, które jako menedżerowie możemy podjąć, bo koszty braku reakcji mogą być bardzo poważne.

NIE ZAMYKAJ OCZU I ROZMAWIAJ

Jako menedżer widzisz, co dzieje się z Twoim pracownikiem – objawów jest bardzo wiele. Nie udawaj zatem, że nie ma problemu. Zaproś pracownika na rozmowę. Delikatnie sprawdź i upewnij się, że sytuacja, o której zasłyszałeś jest rzeczywistym problemem, z którym boryka się Twój pracownik. Nie wypytuj zbyt szczegółowo. To zwykle bardzo bolesne, czasami krępujące sytuacje, o których nie wszyscy chcą rozmawiać dokładnie.
Może zdarzyć się, że w czasie rozmowy Twojemu pracownikowi „puszczą” emocje i się rozpłacze. To zupełnie naturalna sytuacja. Nie obawiaj się zatem tego typu reakcji. Okaż zrozumienie i zapytaj o to, jak firma może mu pomóc w zaistniałej sytuacji.
Nieliczne firmy posiadają programy pomocowe, przydatne w takich kryzysowych sytuacjach. Ciągle jednak jest to rzadkość na polskim rynku.

POMYŚL, CO MOŻE ZROBIĆ FIRMA

Zanim zadasz pytanie pracownikowi – jak można mu pomóc, zadaj sobie pytanie, co w tej sytuacji może zrobić firma i sprawdź kilka możliwości. Utrata dobrego pracownika i rekrutacja nowego, to bardzo duży i bezdyskusyjny koszt dla firmy. Warto zatem zastanowić się, jak firma może pomóc pracownikowi, znajdującemu się w trudnej sytuacji. Czasami bardzo pomocna jest forma pożyczki, czasami kilka wolnych dni, późniejsze przychodzenie lub wcześniejsze wyjście z pracy, zwolnienie z niektórych obowiązków... I koszt ten z pewnością będzie mniejszy od kosztów utraty doświadczonego pracownika i uczenia świeżo zrekrutowanego. Pracownik w trudnej sytuacji może mieć kłopot z udzieleniem Ci konkretnej odpowiedzi na pytanie o formę pomocy, której potrzebuje, dlatego też Twoja przemyślana i sprawdzona propozycja może być niezastąpioną formą wsparcia.

USTAL Z PRACOWNIKIEM DALSZE KROKI

Ustalcie wspólnie, ile czasu potrzebuje pracownik, aby uporać się ze sprawami, które musi pozałatwiać w związku z trudną sytuacją, w której się znalazł; po jakim czasie możesz liczyć na jego całkowity powrót do obowiązków. To pytanie o konkretną datę może wydać Ci się nieco dziwne, wszak trudno odpowiedzieć, ile czasu potrzebujemy, żeby „pozbierać” się po traumatycznych wydarzeniach. Taki deadline ma jednak swoje plusy. Jest on swoistym motywatorem do skoncentrowania się na pracy, by utrzymać swoje stanowisko i pozycję, zaś koncentracja na pracy pozwala oderwać się od problemów osobistych, które przeżywamy...

Czasami istotnym będzie powiadomienie o trudnej sytuacji inne osoby, z którymi współpracuje bezpośrednio Twój pracownik. Pozwoli im to na lepsze zrozumienie jego zachowania. Zapytaj jednak o pozwolenie Twojego podwładnego, zapewniając go jednocześnie o dyskrecji w stosunku do osób postronnych. Jeśli wyrazi zgodę, wspólnie ustalcie wersję, którą przekażesz. Ważne, by niepotrzebne plotki nie utrudniły jeszcze bardziej i tak trudnej sytuacji, w której się znalazł. Wspólne ustalenie kroków, które zostaną podjęte, wsparte zapewnieniem, że pracownik ten jest wartościowy i ważny dla firmy pozwoli na szybsze poradzenie sobie w tej sytuacji.

ZAPLANUJ CYKLICZNE SPOTKANIA

Zaproponuj pracownikowi cykliczne spotkania, które będą okazją do spotkania dwojga ludzi i przekazania czysto ludzkiego wsparcia i zrozumienia, a jednocześnie jako menedżer masz szansę sprawdzić, jak w tej trudnej sytuacji radzi sobie pracownik, czy jest w stanie wykonywać powierzane mu zadania, czy ważne z punktu widzenia funkcjonowania firmy obowiązki zostały wykonane. Rozmowa o aktualnej sytuacji dostarczy Ci niezbędnych do podjęcia dalszych działań, informacji. Jako menedżer masz obowiązek dbać o to, by wszystkie zadania zostały wykonane. Taką informację możesz również przekazać pracownikowi. Spotykając się cyklicznie możesz stanowić wsparcie dla niego, a jednocześnie sprawdzać stan wykonania zadań.

PODSUMOWANIE

Nasze życie zawodowe i osobiste przeplata się i, mimo że próbujemy oddzielać je od siebie, te dwa główne obszary naszego funkcjonowania przenikają się wzajemnie. Tego przenikania nie unikniemy. Klucz oczywiście tkwi w uzyskaniu balansu między naszym życiem zawodowym i osobistym, tak by żadna ze sfer nie cierpiała. Ten balans nie jest jednak stanem, który możemy uzyskać raz na zawsze. To ciągły proces i konieczność, o której dla naszego zdrowia i radości z tego, co robimy, nigdy nie powinniśmy zapominać.

Z życzeniami mądrego balansu.


Katarzyna Kloskowska – Kustosz
„Personel i zarządzanie”, Maj 2004