Gazeta Wyborcza - PRACA
luty 2002

autorka: Joanna Niedziela

Komunikacja

Menedżer powinien dysponować zarówno wiedzą, jak i umiejętnościami organizacyjnymi i interpersonalnymi. Do niedawna za najważniejszą uznawano wiedzę, dziś coraz większą wagę przykłada się do zdolności komunikacyjnych.

Wielu kierowników ma kłopoty z przekazywaniem pracownikom swoich poglądów. Najczęściej dotyczy to informowania o decyzjach, które mogą się spotkać z ich oporem bądź niezadowoleniem. Tymczasem szef nie może ani tłumaczyć się ze swoich postanowień, ani rozkazywać. Sposób przekazania informacji musi dopasować do sytuacji, czyli do tego, kim są jego pracownicy i jakie zadania mają wykonać.

- Nie wszyscy jeszcze menedżerowie zdają sobie sprawę, że właśnie dzięki sprawnej komunikacji pracownik angażuje się w wykonywanie zadań, czuje się doceniony i potrzebny firmie - mówi Izabella Iracka, dyrektor firmy Personality.

Problem z pochwałą

Niektórzy szefowie doskonale radzą sobie w indywidualnych rozmowach z podwładnymi, ale zupełnie nie potrafią przekazać podobnych informacji na spotkaniu z całą ich grupą. Inni z kolei unikają rozmów z pracownikiem, np. na temat oceny jego pracy, bo nie potrafią dobrze takiego spotkania poprowadzić i nie chcą wypaść zbyt surowo. Nie zawsze też radzą sobie z wyrażaniem swojego zdania, czyli np. udzielaniem pochwał i nagan. Często też nie potrafią odpowiednio przekazać personelowi idei działania. Nie wystarczy bowiem mieć pomysł i rozwiązanie na daną chwilę, trzeba też ukazać sens tej pracy na przyszłość.

- W komunikacji nie chodzi o jednorazowy przekaz, ale o wywołanie konkretnego działania. Poza tym, jeśli w firmie zaczyna się budować komunikację między managementem a personelem, nie można nagle się z tego wycofać, bo spowoduje to mnóstwo nieporozumień. Potem bardzo trudno będzie odbudować zaufanie pracowników do tego typu inicjatywy - wyjaśnia dr Andrzej Woźniakowski, szef zespołu zarządzania zasobami ludzkimi w Cap Gemini Ernst & Young. - Wiele osób zajmujących kierownicze stanowiska ma duże problemy z komunikacją, ale zdaje sobie z tego sprawę i stara się to nadrobić, m.in. na szkoleniach. W tej dziedzinie nie osiąga się perfekcji. Zawsze można się doskonalić i lepiej porozumiewać z personelem. Właśnie dlatego tak ważne jest zorientowanie się, w czym ma się braki - mówi.

- Żeby być naprawdę dobrym menedżerem, trzeba rozwijać zarówno wiedzę, jak i umiejętności organizacyjne i interpersonalne. Menedżerowie w polskich firmach są tego coraz bardziej świadomi - dodaje Katarzyna Kustosz z AchieveGlobal.

Dla początkujących

Zdaniem specjalistów menedżer powinien dokładnie wiedzieć, na czym polegają dwa podstawowe aspekty komunikowania się. Chodzi tu o komunikację bezpośrednią, czyli np. rozmowę z konkretnym pracownikiem, i wykorzystywanie m.in. intranetu, tablicy ogłoszeń i wewnętrznych publikacji. - W praktyce jednak wielu menedżerów średniego szczebla prezentuje niski poziom tych umiejętności - zaznacza Woźniakowski.

Przyczyna takiej sytuacji może leżeć w typowej drodze kariery prowadzącej do stanowiska kierowniczego. Najczęściej menedżerem zostaje wysoko wykwalifikowany specjalista, którego największym atutem jest wiedza merytoryczna, a nie zdolności interpersonalne.

- Początkującemu menedżerowi brakuje podstawowych umiejętności z zakresu komunikowania się, np. budowania zespołu, działania w sytuacjach konfliktowych, rozwiązywania problemów, zarządzania projektami, a nawet coachingu. Dlatego w pierwszym roku pracy na stanowisku kierowniczym powinien przejść kilka szkoleń z zakresu komunikacji i poznać tam najczęściej występujące problemy w relacji szef - podwładny - dodaje Andrzej Woźniakowski.

Poza tym kierownicy często zadowalają się podstawową wiedzą na temat relacji interpersonalnych. - Umiejętności komunikacyjne można wykształcić, a później doskonalić. Dlatego szkolenia z tego zakresu potrzebne są każdemu szefowi, niezależnie od doświadczenia zawodowego i pozycji w firmie - opowiada Katarzyna Kustosz.

W wielu firmach lekceważy się rolę komunikacji, a skupia się na realizacji wyznaczonych celów ekonomicznych - menedżer ma po prostu prowadzić zespół do wspólnego sukcesu. Nie ma więc większego znaczenia, że narzędzia komunikowania (np. intranet) są na bardzo wysokim poziomie technicznym.

Kierownicy powinni także zadbać o badanie satysfakcji personelu i precyzyjne określanie relacji ich łączących. - Trzeba docenić wagę komunikowania się. Firmy muszą przyzwyczaić się do tego, że szczerze i dynamicznie poprowadzone spotkanie z personelem lub ciekawie zredagowany biuletyn wewnętrzny stanowią dodatkową wartość firmy - podkreśla Izabella Iracka.